Poate cineva sa ii spuna unui PM cum sa isi faca treaba?

Postat la septembrie 18, 2013 de ThePMJournal

Este moral ca un PM sa execute ordinele superiorilor sai chiar daca acestea sunt in contradictie cu interesele companiei? In PMBoK (PMI) se mentioneaza faptul ca un PM are o responsabilitate morala si profesionala de a respecta anumite standarde si sa aplice toate bunele practici de management in interesul companiei si al proiectelor, cu riscul de a intra in conflict superiorii directi sau chiar cu riscul de a-si pierde slujba.

De exemplu: unui PM i se poate cere (din partea clientului) sa elimine din planul de proiect costul asociat managementului comunicarii, intrucat clientul considera ca nu e nevoie de comunicare… pe de alta parte un Project Manager nu poate sa isi faca munca de PM in lipsa comunicarii (90% din munca lui este comunicare), ceea ce ar insemna ca costul proiectului nu include si munca managerului de proiect… Cu toate acestea, clientul insista ca nu doreste sa aiba comunicare in cadrul proiectului. In acest caz, un PM are doua optiuni: fie accepta sa lucreze pe gratis (deoarece clientul refuza sa plateasca PM-ul), fie va trebui sa refuze proiectul (ramanand clientul sarcina de a-si asuma gestiunea comunicarii in proiect).

O situatie delicata

Ce faci daca in procesul de planificare al unui proiect, Sponsorul proiectului, care sa presupunem este si superiorul tau direct, iti cere urmatoarele:

-As vrea sa estimezi riscurile inainte sa faci estimarile de bugetul si de timp!

Tu ca PM, reprezentand interesele companiei si ale proiectului ai putea raspunde binevoitor:

-Stiti nu pot sa fac asta… conform teoriei project managementului planificarea este singurul proces care se face intr-o anumita ordine: cunoasterea scopului…WBS-ul… alocarile de resurse… etc se fac inainte de a identifica riscurile; motivul principal pentru care riscurile sunt facute la final, este ca abia dupa ce planurile proiectului (de timp, resurse, bani, scop, etc) sunt bine intelese se poate evalua impactul riscurilor.

Managerul tau, indignat de „obraznicia” ta, ar putea sa iti raspunda:

-Am nevoie de acele riscuri, urgent. Nu ma intereseaza alte planuri, imi dai mai intai o lista cu riscurile proiectului. Daca nu faci cum spun eu, esti concediat!

Desi situatia este aparent fara scapare (ramanandu-ti doar optiunea de refuza proiectul sau sa de ati da demisia) exista totusi metode prin care se poate gestiona aceasta situatie.

Un posibil raspuns pe care l-ai putea da Sponsorului ar fi:

-Voi face asa cum mi-ati cerut; voi evalua riscurile inaintea evaluarii scopului, planificarii de timp si de buget. Insa analiza riscurilor nu va fi la fel de precisa cum ar fi daca as evalua riscurile abia dupa ce am o viziune de ansamblu asupra planului de proiect.

Daca aceast raspuns va nelinisteste, in continuare urmeaza si partea care o sa va linisteasca, adaugand urmatoarele:

-Ok. Iata planul de riscuri asa cum mi l-ati cerut. Insa e posibil ca evaluarea riscurilor inaintea planurilor de proiect (scop, timp, buget), sa implice o serie de alte riscuri. De exemplu, functionalitatile nedescoperite in prezent (neevaluand in detaliu scopul proiectului) implica riscul ca pe parcursul executiei proiectului sa descoperim ca este necesar o schimbare a functionalitatilor, ceea ce ne poate impiedica sa terminam proiectul la timp. De aceea, la planul de proiect voi adauga un timp suplimentar de reevaluare continua a riscurilor. Pe drumul critic, am adaugat o serie de taskuri (asociate reestimarii si reevaluarii de alte riscuri; cu alte cuvinte un „risc al neevaluarii riscurilor”)

Sponsorul, vazand ca planul pe care il primeste inapoi, necesita mai mult timp decat isi imagina el, e posibil sa iti spuna:

 [Sponsor] -Conform planului tau, proiectul se termina mai tarziu decat am vrea. Nu ne permitem sa intarziem deadline-ul.

[PM] -Vom termina proiectul in timpul cerut daca am avea mai multe resurse.

[Sponsor]: Nu avem mai multe resurse disponibile.

[PM]: Atunci va trebui sa renuntam la ceva. Avem cateva solutii: putem renunta la calitate produsului livrat, desi asta poate ar implica faptul ca l-am nemultumi pe clientul final sau sa taiem din functionalitatile mai putin importante.

[Sponsor]: Nimic din astea nu se poate!

[PM]: In continuare cred ca deadline-ul se poate respecta daca as lucra eu si altii overtime. Accept overtime daca se plateste.

[Sponsor]: Nu se pune problema… va trebui sa termini proiectul in timpul stabilit! Sunt convins ca vei gasi o solutie, am incredere in tine!

[PM]: Ok o sa fac tot posibilul sa nu va dezamagesc! Deja m-am gandit la o solutie pentru a a respecta deadline-ul: voi taia cu acordul dv., toate taskurile de risk management care sunt alocate mie, in calitate de PM, astfel incat prin eliminarea lor am putea sa ne incadram in timp.

[Sponsor]: Faci ce vrei crezi de cuviinta, pe mine doar ma intereseaza sa livram la timp.

[PM]: Am doar o singura rugaminte. Semnati-mi planul de proiect.

[Sponsor]: Sigur, ti-l semnez!

In planul de proiect tu ii vei „strecura” Sponsorului urmatoarele riscuri: „Neevaluarea tuturor riscurilor de timp si buget in faza de planificare poate impacta estimari gresite in planul de timp si de cost. Probabilitate de impact: 90%.  Plan de contingenta: reevaluarea estimarilor de timp si buget pentru toate taskurile.”

Sponsorul va semna fara sa se uite peste amanunte, din moment ce el nu da doi bani pe evaluarile tale. Si daca prin absurd presupunem ca Sponsorul nu vrea sa semneze, pe motiv ca nu isi poate asuma un asemenea risc poti adauga: „Un risk nu inseamna ca s-a si intamplat. Se poate intampla sau se poate sa nu se intample deloc. Eu nu sunt D-zeu sa stiu ce o sa se intample, dar din moment ce noi o sa facem tot posibilul pentru a evita riscurile nu vad nici un motiv pentru care sa va faceti griji„. Sponsorul cu siguranta va semna.

Intr-un scenariu pesimist se poate intampla ca la scurt timp de la inceperea proiectului, sa ne dam seama ca au aparut o serie de probleme neprevazute (acele riscuri identificate initial fiind doar „probabile” acum s-au materializat)… Datorita acelor probleme, poti ajunge sa depasesti termenele livrabilelor intermediare, apoi vor aparea nemultumiri si o serie intreaga de conflicte… Ceea ce este interesant, abia de acum urmeaza: tu in calitatea de PM, te duci calm la Sponsor, inainte ca situatia sa scape total de sub control si ii dai vestea cea mare:

[PM]-Au aparut o serie de probleme din senin si pe care nu le-am putut identifica pana acum. Ne-am dat seama ca ceea ce am evaluat initial a fost incorect. (Atentie: nu ii aduceti aminte de ca a semnat planul de proiect/project charterul stiind ca exista acel „risc al riscurilor” cu probabilitate 90%, pentru ca va fi interpretat ca un gest de rea vointa din partea voastra).

[Sponsor]: Pai e problema ta ca nu le-ai evaluat corect…

[PM]: Cu tot respectul, aceste probleme nu aveam cum sa le evaluam de la bun inceput. Dupa cum stiti riscurile au fost evaluate inainte sa terminam planul de timp, de asemenea ca sa ne incadram in timpul stabilit, am taiat o serie de taskuri care erau dedicate reevaluarii riscurilor, iar acest plan ni l-am asumat cu totii. Am facut tot posibilul sa ne incadram in timp, dar cu toate acestea nu am putut evita aceasta situatie neprevazuta. As aprecia orice solutie pe care mi-o dati.

[Sponsor iti va spune silit de situatie]: Pai…

Si Sponsorul o sa inceapa sa ofere solutii… De aici incolo, lucrurile se vor desfasura normal in relatia cu Sponsorul „Cel Rau si Atotputernic”. Astfel ai transferat riscul de la PM la Sponsor. Daca in schimb, Sponsorul nu iti va oferi nici o solutie, tu ii poti arata semnatura prin care a aprobat planul (de aceea etapa cu semnatura este foarte importanta) si va fi nevoit sa iti dea o solutie.

Cazul de mai sus porneste de la o situatie limita: nu se poate negocia, riscurile chiar se si intampla. In realitate e posibil ca proiectul sa decurga bine cu toate riscurile existente, iar ceea ce parea imposibil la inceput sa devina posibil…

In orice situatie delicata, in capul unui PM trebuie sa existe o regula simpla: Acopera-ti spatele! Nu sari peste nici o etapa! In exemplul de mai sus, PM-ul iese basma curata fara sa fi fost nevoit sa incalce normele profesionale, bunele practici din project management sau sa isi dea demisia.

Asadar la intrebarea: Poate cineva sa ii spuna unui PM cum sa isi faca treaba de project manager Raspunsul este „Da”, insa un PM va folosi intotdeuna acest aspect in favoare lui.

Urmeaza: De ce ar trebui sa fim mai buni decat suntem?

Recomandari: PM a fi sau a nu fi?