Cat de importanta e comunicarea?

Postat la septembrie 20, 2013 de ThePMJournal

Din punct de vedere teoretic, Managementul Comunicarii pare a fi cea mai usoara si ce mai nesemnificativa arie de cunoastere ale managementului de proiect. In realitate este piatra de incercare pentru majoritatea managerilor, chiar si a celor cu experienta. De ce este atat de importanta comunicarea? Intrucat 90% din munca unui Manager inseamna: comunicare.


Iata cum arata pentru un PM, timpul petrecut pe diferitele arii de cunoastere:

time_spent_mgmt

Desi in PMBoK, comunicarea este descrisa ca o suma de procese prezente in 4 din cele 5 grupuri de procese ale managementului de proiecte: initiere, planificare, executie, monitorizare/control, nu trebuie sa uitam faptul ca practic ea apare in toate grupurile de procese, inclusiv in faza de inchidere a proiectului (in al 5-lea grup de procese), atunci cand predai clientului rezultatul proiectului (produsul/serviciul) si totul se termina cu o petrecere cu echipa in cinstea finalizarii proiectului.

Cauza principala a esecului proiectelor, indiferent de nivelul de management la care ne referim (proiect, program sau portofoliu), este comunicarea: cineva nu a inteles obiectivele proiectului, un membrul al echipei nu a inteles ce are de facut (project’s scope), un client nu i-au fost indeplinite nevoile, etc. sunt doar cateva exemple de comunicare deficienta care pot duce la esecul unui proiect. Comunicarea are in esenta doar 3 componente: comunicare verbala, non-verbala si paralinguala.

communication types

Din nefericire, in majoritatea cartilor de Project Management, comunicarea e tratata fugitiv, nesublinind importanta acesteia in contextul ciclului unui proiect. Primii care au subliniat importanta comunicarii in managementul de proiecte au fost fondatorii Agile. De asemenea, companiile au inteles valoarea comunicarii (comunicarea fiind direct corelata cu cresterea calitatii serviciilor oferite catre clienti, cresterea productivitatii interne) au adoptat mai repede curentul „Agile”. Poate de aceea Agile a devenit mai popular decat orice alt framework de dezvoltare. In aceiasi idee, PMI a introdus recent in PMBoK (versiunea a 8-a) un capitol dedicat numai Managementului Comunicarii, iar in teoria managementului de proiecte modern a aparut conceptul de „Agile Project Management”.

Toti cei care lucreaza ca PM, certificati sau nu, cunosc foarte bine teoria din spatele managementului proiectelor: sunt adevarati specialisti in planificare de comunicare, sunt dotati cu un arsenal cumplit de teorii, pot face prezentari geniale, insa cand vine vorba de comunicare efectiva, cei mai multi nu reusesc sa aiba o relatie buna cu nimeni din jur lor. Ca o mica paranteza, teoria comunicarii este atat de stufoasa si de greu de aplicat in practica, incat in viitor, ar putea fi inventat un nou job in cadrul gestiunii de proiecte si anume: manager in comunicare de proiect.

Comunicarea e punctul slab pentru majoritate PM-ilor, deoarece a comunica „bine” nu tine intotdeuna de cunoastere si invatare. De exemplu comunicarea non-verbala (gesturi involuntare, ticuri, grimase, etc) este aproape imposibil de controlat. Comunicarea paralinguala si non-verbala ne tradeaza anxietatea, frica, extazul si alte emotii interioare care ne fac uneori simpatici, alteori insuportabili, iar in functie de fiecare situatie, ne apropie sau ne departeaza de a avea o comunicare buna.

Pentru a nu pierde vremea, cu explicarea teoriei din spatele comunicarii, voi trece direct la unul din concluziile la care am ajuns experimentand managementul comunicarii.

Communicarea „buna” incepe prin a fi fericit

Cand doi oameni vorbesc, intre ei se creeza o legatura emotionala. Daca unul este stresat sau se simte inconfortabil, celalalt va simti acest lucru. In comunicare, indiferent cat se straduieste cineva sa isi ascunda sentimentele in spatele vorbelor, comunicarea paralinguala si non-verbala il va trada. Asadar, este foarte important ca inainte de a incepe o discutie sa fii intr-o forma emotionala buna.

Intr-una din zilele trecute, m-am dus furios la servici: eram fustrat din cauza proiectelor mereu intarziate, din cauza lipsei de implicare din partea unor membri ai echipei… In timpul sedintei m-am enervat, am lovit cu pumnul in masa, am inceput sa critic aspru pe toti. Am fost groaznic. Dupa ce m-am eliberat de toata presiunea interioara, lucrurile au inceput sa mearga si mai prost ca inainte: lumea livra lucruri de o calitate si mai slaba, iar mai mult toti se fereau sa mai dea ochii cu mine. Tensiunea a durat aproape doua zile. Stakeholderii cheie nu au fost impresionati de masurile drastice pe care le-am luat, ba dimpotriva, au inceput sa mi se planga ca „nimic nu merge in firma asta” si ca eu sunt unicul responsabil pentru declinul firmei.

Singurul gand care mi-a trecut prin cap a fost: Am ruinat totul! Oamenii ma urasc, cei din top management ma blameaza pentru esecul firmei. M-am simtit deprimat… initial m-am invinuit pe mine, apoi am inceput sa dau vina pe altii, au urmat cateva noapti nedormite, in care nu am putut inchide un ochi datorita gandurilor negre. La un moment epuizat fizic si mental, m-am oprit brusc. Am decis să opresc pentru că nu mai putea rezista. Mi-am spus „indiferent ce se va intampla, nu ma voi tortura în acest fel. Voi sta linistit imaginandu-mi ca toate lucrurile merg foarte bine”.

Ma asteptam ca atitudinea mea ii va infuria mai tare pe cei din conducere, insa lucrurile au avut cu totul alta perspectiva:

-Domnilor, astazi o sa va dau veste buna! Stiu ca suntem in rahat, dar pana la sfarsitul zilei vom rezolva toate problemele si vom pleca cu totii fericiti acasa!

CEO-ul si toti baietii „cei rai” (Expertii), s-au uitat la mine surprinsi si au spus:

-Okay! Da-ne de stire cand lucrurile s-au rezolvat.

Apoi, in sedinta cu liderii echipelor, am fost foarte calm si le-am spus:

-Astazi este o zi foarte mare pentru noi. Am reanalizat situatia in care ne aflam si stim ca avem probleme mari… Dar stiti ceva? Nu imi pasa! Stiu ca vom rezolva toate aceste probleme. Vreau sa va asigur ca totul va fi bine. Am obosit sa imi pese de ce spun stakeholderii nostri, am obosit sa ni se dea de inteles ca suntem prosti si incompetenti. Astăzi , indiferent de ce spun altii, voi alege să fi foarte fericit și nimic nu mă poate opri să facă acest lucru! Vă sugerez să faceti același lucru, pentru că asa trebuie să fie.

Surprinzator, aceasta zi a fost o zi in care am livrat totul la timp, iar toata lumea a plecat acasa cu zambetul pe buze.

Experienta mea: cea de a fi nefericit, precum si cea de a alege sa fiu fericit, mi-a confirmat faptul ca emotiile pot influenta negativ sau pozitiv rezultatele comunicarii. In acea zi in care am ales sa fiu fericit, cei cu care am interactionat au fost fericiti. Prin a fi fericit, oferi un confort psihic persoanei cu care vorbesti si toata comunicarea devine mult mai facila.

De curand am citit un articol de psihologie care avea urmatorul titlu:

Fericirea este o alegere!

Aceasta cugetare, este una din cele mai profunde adevaruri pe care le-am auzit eu vreodata. In lumina acestor lucruri, din acea clipa am ales sa fiu fericit si totul a decurs mult mai bine in comunicarea mea cu oamenii! Asadar, o comunicare buna incepe cu a fi fericit tu insuti.

Cunoaste-te pe tine insuti

Uneori, analizandu-mi chipul in fata oglinzii, ajung sa ma intreb:

-Asta e gura mea care vorbeste? Asa imi misc eu buzele? Asa imi rotesc eu ochii? Oare asa ma vad eu in ochii altora?

Cunoaste-ti ochii! Este evident ca felul cum ma vad eu din spatele ochilor mei este diferit de ceea ce vad altii in mine atunci cand ma privesc. De curand m-am ingrasat destul de mult, insa in mintea mea am ramas suplu ca la 25 de ani. De fiecare data cand vorbesc, imaginea pe care vreau sa o proiectez celor din fata mea despre mine este a acelui „eu” de la 25 de ani, cu burta supta si prezentabil. Pentru a putea sa proiectez aceasta imagine interlocutorilor mei, trebuie sa comunic prin maini, prin gesturi, nu numai prin vorbe. Este foarte important sa iti cunosti limbajul corpului si sa stii care sunt acele gesturi care iti pun in valoare imaginea pe care vrei sa o proiectezi in ochii altora.

Asculta-ti vocea! Intr-un experiment, in care am folosit telefonul mobil pentru a ma inregistra, am constatat cu stupoare cat de putin imi cunosc vocea. Am exclamat: –Nu se poate sa fie asta vocea mea: e prea groasa, e prea neconvingatoare si am un accent de tot rasul! Controlul tonalitatii vocii este poate cea mai mare provocare a mea, pentru ca face parte din comunicarea paralinguala, insusita in mod inconstient.

Într-o zi, m-am decis să înregistrez toate negații pe care le folosesc în limbajul comun, iar rezultatul a fost șocant: „Nu se poate„, „Nu stiu„, „Nu fa asa!„, „Nu ai inteles!” exista aproape in fiecare idee pe care o rostesc. Vazand numarul mare de negatii folosite, am inceput elimin din limbaj propozitiele din vocabularul meu. Doar eliminand cuvantul „nu” si toate expresiile cu conotatie negativa, am observat o imbunatatire semnificativa a felului cum sunt perceput: -Vai cat te-ai schimbat! Astazi esti mai vesel! Imi place cum gandesti! Este o idee interesanta!

Totusi la ce se rezuma comunicarea?

Pentru a intelege la ce se rezuma comunicarea, am cautat raspunsul in oameni:

-Poti sa imi dai un sfat cum pot sa imi imbunatatesc comunicarea?

Majoritatea mi-au dat urmatorul sfat:

-Pentru ati imbunatati comunicarea, ofera ceva! Nu exista om care sa nu ii placa sa primeasca!

Deci comunicarea inseamna „a oferi”. Cand un vecin te roaga sa il ajuti, ajuta-l pentru ca ajutorul tau nu va fi uitat! Daca un coleg nu reuseste sa isi faca munca in timpul programului, ajuta-l pentru ca e foarte probabil sa iti intoarca acelasi serviciu! Cand pleci in strainatate, nu uita sa ii iei sefului tau un mic suvenir, care chiar daca va costa 5$, gestul e nepretuit! Afla cand e ziua colegilor tai si pregateste-le o supriza personalizata in avans (un cadou original face mult mai mult decat un cadou scump).

As adauga cateva exemple in care „a oferi” este considerat o modalitate eficientă de comunicare, insa intr-o maniera extinsa pana la grotesc. La una din firmele la care am lucrat, managerii de top, aveau alocate bugete de protocol pentru intalnirile cu partenerii de afaceri. In acest buget, intotdeuna intra o masa de protocol  (protocolul nu se rezuma doar la o masa calda, ci la imprumuturi de proprietati, cadouri scumpe, excursii in insule exotice „la pachet” cu dame de companie, etc.)… De-a lungul istoriei omenirii, multe evenimente importante s-au incheiat intr-o atmosfera relaxanta, in jurul unei mese bogate si in vapori de alcool… In mod evident, mesele de protocol au ca scop crearea unei atmosfere familiale, protocolare in cadrul careia oamenii se simt obligati sa fie politicosi, insa dupa doua trei pahare de vin, limbile se dezmortezsc, iar discutiile o ia pe aratura…

A oferi un cadou sau un serviciu este un mod eficient de a incepe comunicarea, insa nu si suficient pentru a o intretine. A mentine comunicarea presupune a oferi in mod constant o vorba buna, o strangere de mana, o multumire, un compliment etc., iar cel mai „sanatos” mod de a face acest lucru este de a oferi din placere si neconditionat.

Comunicarea presupune marirea cercului de influenta

In cadrul managementul comunicarii exista doua procese cheie care pot influenta pozitiv sau negativ succesul unui proiect: identificarea tuturor stakeholderilor si gestiunea asteptarilor stakeholderilor. Una din greselile pe care le-am facut de-a lungul timpului, in gestiunea proiectelor, a fost fie faptul ca nu am identificat toti stakeholderii, fie am minimizat rolul pe care unii stakeholderi il pot avea in cadrul unui proiect.

In procesul de identificare al stakeholderilor, se poate folosi o schema ca mai jos:

Stakeholder Matrix
Stakeholder Matrix

Teoria mentioneaza doi factori cheie pentru a identifica un stakeholder: puterea de decizie/influenta si impactul pe care il are proiectul asupra sa. Experienta mi-a aratat ca nu sunt suficienti acesti factori cheie pentru a identifica toti stekeholderii, mai ales asa zisii stakeholderi „din umbra”. Acestia nu au nici o influenta directa asupra proiectul (dar pot avea o influenta indirecta), nu sunt direct interesati si/sau nici influentati de rezultatul proiectului. Din aceasta categorie de stakeholderi fac parte asa zisi functionari neinsemnati, prieteni sau apropiati ai stakeholderilor cheie. In aproape toate companiile in care am lucrat, a existat macar un angajat, care sa fie ruda sau prieten apropiat cu cineva din conducere, de la „secretara-amanta” a directorului, pana la finii, nasii, sotiile sefului cel mare. Lipsa comunicarii cu acesti functionari aparent neinsemati, era sa ma coste de cateva slujba si succesul proiectului. Dupa ce m-am „fript” de vreo cateva ori cu asemenea stakeholderi „inofensivi”, am inceput sa acord o atentie sporita persoanelor care ii pot influenta pe stakeholderii cheie. Asadar mi-am marit listei stakeholderilor cu toti cunoscutii si prietenii stakeholderilor cheie. Gestionand indeaproape relatia cu stakeholderii „din umbra”, m-a ajutat sa am o cumunicare mai facila cu stakeholderii cheie.

Tot in legatura cu stakeholderii cheie, este demn de mentionat rolul Sponsorului in cadrul unui proiect. Este esential ca Sponsorul sa fie informat verbal cat si in scris de statusul proiectului (trebuie stabilit cu multe detalii formatul raportului in care acesta isi doreste sa vada statusul proiectului, ce continut sa aiba raportul, cand anume vrea sa fie informat, care sunt asteptarile acestuia, etc.). Atentie: nesatisfacerea cerintele sau asteptarilor Sponsorului poate duce la terminarea proiectului sau la concedierea Project Managerului!

Cum putem sa ne imbunatatim comunicarea?

Imbunatatiriea comunicarii ne ajuta sa obtinem mai usor ceea ce vrem. Exista carti si un numar impresionant de articole dedicate metodelor de imbunatatire a comunicarii, insa nimeni nu a descoperit inca o reteta „magica” care functioneaza pentru toata lumea.

Intrucat comunicarea intre oameni e dincolo de cuvinte (doar 10% din comunicare se realizareaza verbal) inseamna ca o comunicare eficienta depinde in proportie de 90% de o comunicarea non-verbala si paralinguala eficienta. Pentru a imbunatati comunicarea non-verbale si paralinguale e nevoie sa stim cum sa interpretam gesturile, ticurilor, mimica fetei, a vocii, etc. Interpretarea limbajului non-verbal si paralingual se gaseste in rezultatele studiilor pshilologiei si ale neoropsihologiei. De exemplu, unele studii ne invata cum putem interpreta limbajul trupului: cu ajutorul studiilor miscarii ochilor, se poate „citi” cand spunem adevarul si cand mintim. Iata mai jos semnificatia miscarii ochilor:

eyes_movements

Asadar, o persoana care priveste spre stanga ta, e posibil sa te minta… Bineinteles, ca asta nu inseamna ca analiza limbajului non-verbal este detectorul suprem de minciuni, deoarece acum stiind cum se interpreteaza miscarea ochilor, am putea maslui rezultatele testului: data viitoare cand vom minti vom incerca sa privim in stanga interlocutorului nostru ca sa para ca spunem adevarul.

Pentru fiecare tip de comunicare exista tehnici diferite pentru a imbunatati comunicarea, totusi, chiar si daca ai reusi sa iti imbunatatesti tehnicile personale de comunicare, nu este suficient pentru a avea o comunicare buna in orice situatie, cu oricine. Motivul principal este ca oamenii nu vorbesc predominant acelasi tip de „limbaj”.

Impartirea comunicarii in verbal, non-verbal, paralingual nu ne ajuta sa intelegem motivele pentru care oamenii nu se inteleg intre ei, de aceea unii psihologi s-au gandit sa categoriseasca comunicarea in urmatoarele tipuri:

communication types

Ideea de baza ramane aceeasi: doar 10% din limbaj se face pe cale verbala, iar pentru restul „limbajului” il putem imparti in: vizual, tactil, auditiv si dialog intern, insa ceea ce este de retinut este ca aceste proportii pot fi diferite de la persoana la persoana. Se stie ca oamenii comunica predominant doar cu unul din tipurile de limbaje, ceea ce inseamna ca daca vom identifica principalul tip de „limbaj” al interlocutorului, vom reusi sa comunicam eficient.

Un exemplu: presupunem ca suntem pusi in postura de a comunica cu o persoana introvertita. Stim ca e o persona introvertita, asa ca putem presupune in mod logic ca principalul sau limbaj este cel auditiv si meditativ. Persoana introvertita va prefera sa asculte si va astepta mereu ca tu sa faci primul pas in discutie, ceea ce poate fi un avantaj major.

Sfaturi generale de a ne imbunatati comunicarea

Probabil sunt foarte putini aceia dintre noi care au timp suficient sau au dispozitia necesara sa isi perfectioneze felul in care cumunica. Cei mai multi vor sa obtina rezultate rapide folosind „retete” magice si „sfaturi” profunde din carti. Din nefericire nu exista nici „o reteta” magica in acest sens, dar exista cateva sfaturi generale care pot imbunatati comunicarea indiferent de tipul de persoana cu care vorbesti:

  • priveste intotdeuna in ochi interlocutorul (urmareste-i privirea si nu il scapa din ochi)
  • sincronizeaza-te cu el la urmatoarele aspecte: clipit din ochi, tonalitate, miscari, clipitul ochilor, pozitie, etc. Nota: sincronizarea nu inseamna neaparat sa fii oglinda celui din fata, pentru ca va fi mai mult decat evident ca il imiti, ci inseamna un efort de a-l face pe cel din fata ta sa se simta confortabil. Cei care sunt asemenea, se plac!
  • experimentateaza puterea atingerilor tactile. Inainte sa experimentez aceasta metoda, citisem un articol in care se sublinia cat de important este „contactul fizic” dintre doua persoane in stabilirea unei comunicari. Articolul se referea la intalnirile celor mai importanti sefi de stat din lume: al Statelor Unite si al Rusia. In esenta, in intalnirile presedintilor, exista un adevarat protocol de comunicare prin atingeri: isi strang mana, se ating pe umar, pe costum, etc. iar toate aceste atingeri stabilesc terenul pe care se poarta discutiile la cel mai inalt nivel. Stiind de acest articol, am descoperit ca printr-o strangere de mana sau o atingere discreta pe umar poti calma o persoana nervoasa sau o poti face foarte receptiva.

Oamenii de stiinta au mers mai departe pentru a imbunatati tehnicile de comunicare. Exista studii foarte interesante care vin sa explice cum putem sa ne controlam emotiile negative, cum putem sa ii influentam pe altii, cum putem programa la nivel subconstient mintea oamenilor si alte minunatii alte stiintei moderne care par desprinse dintr-o carte de paranormal.

Studiile legate de NLP (Neuro Lingvistic Programming), au mers atat de departe, incat in ziua de astazi ai putea crede ca prin vorbe poti manipula pe oricine si oricand (acest lucru poate fi dus la rang de paranoia crezand ca am putea fi victimele ale unei uriase conspiratii). Unul din exemplele de NLP care imi plac in mod deosebit si pe care l-am experimentat se refera la puterea cuvintelor. O sa iau o situatie concreta, in care iti propui sa comunici la nivel de subconstient cu o persoana cu care vrei sa ai o relatie. Putem porni de la urmatoarele propozitii:

„Esti o persoana incredibila. Este uimitor cate lucruri interesante iti plac tie… Eu prefer sa cred ca am o singura pasiune: calatoriile.”

„Este extraordinar ceea ce ai facut tu! Eu te inteleg perfect. ”

„Haide sa mergem la o plimbare impreunaE atat de placuta ziua de azi!”

Frazele de mai sus contin cateva asocieri de cuvinte cheie care se comunica la nivel de subconstient: (eu) iti plactu-eu (ne intelegemperfectimpreuna (e atat de) placut. Cele trei fraze, aparent banale, creaza o conexiune la nivel de subconstient intre tine si persoana cu care vorbesti. Notă: Legătura este realizata prin utilizarea unor anumite secvențe și repetari de cuvinte, dar, de asemenea, pot fi obținuta si prin accentuarea cuvintelor cheie (ton de voce).

Multi ar considera NLP, o tehnica de manipulare si intr-un anume sens asa si este. Din fericire, NLP precum si alte metode sunt tehnici accesibile unui numar foarte mic de oameni capabili sa duca manipularea la rang de arta. Totusi fie ca ne place sau nu, oamenii sunt niste computere biologice, ce-i drept foarte sofisticate, iar asemenea computerelor pot fi reprogramati. Imbunatatirea tehnicilor comunicarii, ne pot schimba modul de gandire, starea de dispozitie, emotiile si in final ne ajuta sa ne imbunatatim viata.

Un exemplu de comunicare reusita…

Revenind la managementul comunicarii, in cadrul gestiunii de proiecte, principalul scop al unui manager este satisfacerea asteptarilor stakeholderilor. Altfel spus, scopul suprem al unui manager, este sa detina relatii bune cu toti cei din jur si mai ales cu persoanele cheie din cadrul proiectelor. Nesatisfacerea asteptarilor stakeholderilor poate conduce la esecul intregului proiect indiferent cat de bine este gestionat pe celelalte planuri: timp, buget, etc.

Am participat de curand la unul din workshopurile de Agile pe tema „cum poti satisface asteptarile clientilor„. In cadrul workshopului, am experimentat impreuna cu un grup de colegi modalitati de imbunatarire a comunicarii cu clientii. In urma dezbaterii am ajuns la concluzia ca pentru a satisface asteptarile stakeholderilor intotdeuna trebuie sa pleci de la urmatoarea premiza:

-Clientii nu vor sa auda de la tine lucruri exacte, ci vor ca auda ca tu esti sigur pe vorbele tale.

Sa luam urmatorul exemplu. Un client intreaba:

-In cat timp putem scoate pe piata produsul?

Un raspuns de genul: „Nu stiu, dar banuiesc ca e undeva pe la sase luni” este un raspuns pe care nimeni nu vrea sa il auda… 

Un raspuns de tipul: „Produsul va fi cu siguranta scos pe piata in 6 luni exact!” nu este nici el prea bun, pentru ca iti asumi un risc inutil alegand un deadline inflexibil.

Insa un raspuns de tipul: „Pe baza istoricului proiectelor (vitezei de dezvoltare, lectiilor invatate) si pe baza complexitatii proiectului actual, estimez ca ar putea dura intre minim patru luni si maxim sase luni”,  va bucura pe toata lumea, pentru ca o sa spuna: „Omul e chibzuit, pare ca stie ce spune! Nu ne-a vandut gogosi, ci ne-a spus adevarul!„. Desi raspunsul nu este „exact”, el comunica siguranta, certitudine, iar aceasta poate fi un exemplu de comunicare reusita.

RecomandariConduce experimentand (Lead by Experimenting)

Ce spun altii

Dă-i un răspuns lui nohandsseo.com Anulează răspunsul

Adresa ta de email nu va fi publicată. Câmpurile obligatorii sunt marcate cu *