KPI-EVM-cover

EVM, KPI pentru evaluarea personalului, proiectelor si companiei

Postat la septembrie 15, 2013

In trei din companiile in care am lucrat, una din responsabilitati era sa definesc KPI-uri (Key Performance Indicator – indicatori de performanta) de performanta pentru angajatii companiei. Ca un experiment, am incercat sa vad in ce masura parametrii EVM (SPI si CPI) se pot folosi in evaluarea performantei angajatilor si a proiectelor. Am pornit cu un proiect pilot la care am colectat o serie de informatii pentru fiecare echipa/resursa/feature. Exemplu:

Resources PV AC EV SPI CPI
Backend 59 64 45 0.76 0.70
UX&Design 6 24 5.25 0.95 0.22
WebFront End 34.5 65 30.8 0.89 0.47
QA 37 40.3 26.2 0.72 0.65
PM 28 42.5 28 1.00 0.66

Se stie ca indicii de performanta ideali sunt SPI=1 (on schedule) si CPI=1 (on budget), insa in practica, foarte rar, echipele de dezvoltare ating sau depasesc aceste valori ideale. La inceput, cand am inceput sa colectez statistici, mi-am facut griji in privinta corectitudinii metodei de evaluare, deoarece pana si cei mai buni oameni din companie aveau indici subunitari. In ciuda indicilor subunitari, nimeni nu se plangea de lipsa de performanta, de cost sau de intarzieri pe proiecte. Apoi am realizat ca succesul proiectelor nu depindea de atingerea indicilor ideali de performanta (cost sau timp), ci de felul cum percept clientii performanta (tine de satisfacerea clientilor). Asadar, succesul unui proiect depinde de masura in care un Project Manager reuseste sa isi convinga clientii ca succesul proiectul este relativ la criteriile de masurare pe care el le poate controla (depinde de modul in care PM-ul prezinta acesti indici de performanta). Daca clientii sunt multumiti de explicatiile si justificarile Project Manager-ului, atunci, chiar daca proiectul este in intarziere sau peste bugetul alocat, ei vor fi dispusi sa negocieze atat scopul, deadline-ul si costul proiectului (o sa explic mai tarziu motivul pentru care sunt dispusi sa o accepte).

Intr-un proiect “Agile”, negocierea este cheia succesului. Fiecare companie are problemele sale (lipsa de personal, resurse supraalocate, echipe distribuite), toate aceste facand, de cele mai multe ori, imposibila atingerea unor indici de performanta ideali, insa asta nu impiedica companiile sa mearga pe profit, sa faca clientii multumiti, sa livreze servicii si produse in conditiile de maxima exigenta. De aceea, un Project Manager trebuie sa isi stabileasca propriile criterii de performanta in functie de clienti (proiecte) si de organizatie. Iata un exemplu concret:

KPI_EVM

Dupa cum se vede toti parametri SPI si CPI pe resurse sunt subunitari, dar cu toate acestea, compania accepta faptul ca parametri ideali nu se pot obtine in conditiile actuale (din motive economice si organizatorice). De aceea, per proiect si per resursa au fost impusi urmatorii parametri KPI pentru SPI si CPI: KPI-SPI=0.75 (raportat la viteza de lucru medie per angajat din companie si la faptul ca o persoana, oricat de buna ar fi, nu poate livra mai mult de 6 ore pe zi din cele 8 ore alocate) si un KPI-CPI =0.5 (mai jos voi explica cum s-a ajuns la aceasta valoare). In imaginea de mai sus, cu verde sunt parametri care se considera buni (peste valorile KPI tinta), cu nuante de rosu sunt parametri care se considera mai slabi (sub parametri KPI tinta) si recomandarile care se vor da angajatilor.

O metoda de definire a KPI-urilor pentru proiecte, personal si companie

1. Incepe cu definitiile Agile EVM:

  • SPI = EV/PV (reprezinta viteza echipei sau cat % din munca planificata e considerata “facuta” conform clientului, a criteriilor de acceptanta si a activitatilor planificate)
  • CPI = EV/AC (reprezinta cat castiga compania pentru 1$ dolar cheltuit)

unde:

  • AC = cat a durat munca in realitate (in manhours, Puncte Agile sau bani). Aceasta valoare este de obicei luata din aplicatia de raportare a activitatilor zilnice (pe care orice companie se presupune ca o are).
  • EV = hocat valoreaza cu adevarat munca (in manhours, Puncte sau bani). Aceasta valoare reprezinta cat a fost “facut” conform planului si criteriilor de acceptanta.
  • PV = cat a fost planificat (in manhours, Puncte sau bani)

Interpretare:

  • Daca SPI <1, proiectul este in urma (behind the schedule), daca SPI=1 (la timp, on schedule), daca SPI>1 (intarziat, ahead of schedule)
  • Daca CPI <1, proiectul este peste buget (above budget), daca CPI=1 (este in buget, on budget), CPI>1 (sub buget, below budget)

2. Pe baza SPI si CPI, putem defini KPI la nivel de companie (operations level):

  • KPI-SPI = EV/PV = SPI
  • KPI-CPI = (EV * [billable hour per resource])/(AC * [average wage per resource]) = CPI*[revenue per hour]/[cost per hour].

Note: Sa spunem ca pentru un angajat, salariul este de 10 EUR/ora, compania poate castiga 50EUR/ora. In cazul de fata, compania este constienta ca nu poate sa obtina un castig (Revenue) de 50EUR pentru fiecare ora lucrata, dar ar fi multumita si daca ar castiga 25EUR/ora (chiar daca insemna cu 50% mai putin castigul ideal). Deci:

  • Salariul pe resursa = cost_per_resursa_ora = 10 EUR/ora.
  • Ora facturata = castig_per_resursa_ora ideal= 50 EUR/ora;
  • castig_per_resursa_ora tintit = 25 EUR/ora.

KPI-uri pe companie ideale sunt:

  • KPI-CPI_per_company ideal= ideal CPI *  [ora facturata]/[cost_per_resursa_ora] = 50/10 = 5
  • KPI-SPI_per_company ideal= ideal SPI = 1 (aici putem include in formula salariul si ora facturata, dar parametru SPI in general reflecta viteza de ardere fata de plan, si putem simplifica formula in asa fel incat sa fie relativa doar la manhours(puncte) ca in Agile).

Compania stie ca valorile acestor parametri ideali sunt greu de obtinut in conditiile actuale, asa ca s-au decis redefinirea urmatoarelor KPI-uri tinta:

  • target KPI-CPI_per_company = ideal CPI * [castig_per_resursa_ora tintit]/[cost_per_resursa_ora] = 1* 25/10 = 2.5
  • target KPI-SPI_per_company = average SPI = 0.75 (calculat pe baza istoriei vitezei de lucru per angajat)

3) Definirea KPI per resursa si per proiect:

Note: Formulele pentru KPI-uri nu sunt in general disponibile angajatilor, deoarece implica dezvaluirea salariilor si castigurilor companiei. De aceea, trebuie sa definim KPI pentru resurse si pentru proiecte intr-un mod transparent:

  • Target KPI-SPI_per_resource = Target KPI-SPI_per_project = KPI-SPI_per_company = 0.75 (poate fi egal cu KPI-SPI_per_company = 0.75 deoarece valoarea poate fi atinsa, conform istoricului proiectelor)
  • Target KPI-CPI_per_resource = Target KPI-CPI_per_project (nu poate fi egal cu KPI-CPI_per_company=2.5 deoarece formula lui implica dezvaluirea informatiilor privind costul si castigul angajatilor).

Deci, putem defini:

  • Target KPI-CPI_per_resource = [target_KPI_CPI_per_company]/[ideal_KPI-CPI_per_company] = 25/50 = 0.5 Note: Acest parametru KPI-CPI=0.5 poate fi atins pe baza istoricului proiectelor si poate fi setat ca o referinta(tinta).  Chiar daca parametru este mult sub cel ideal (1.00), compania realizeaza un raport de castig/cost = target Revenue_per_resource_hour /Cost_per_resource_hour = 25 / 10 =2.5 (adica 250% castig vs cost, deci 150% profit brut pentru fiecare ora lucrata, care nu e asa de rau) si iata si motivul pentru care compania accepta un parametru subunitar CPI = 0.5.

4) Cum influenteaza EVM-KPI operatiunile unei companii:

Pentru moment, desi performantele resurselor arata din punct de vedere tehnic destul de rau, cifrele profitabilitatii sunt chiar grozave. Insa pe termen lung, fiecare companie o sa vrea sa devina si mai profitabila, de aceea este intelept sa ai un plan de crestere a performantei personalului:

 Pe termen scurt:

  1. Stabileste un KPI-CPI = 0.5 si SPI=0.75 (per resursa si proiect).

Pe termen lung:

  1. Odata la 6 luni, mareste standardele KPI-CPI per resursa la 0.6, 0.7, etc. si KPI-SPI per_resursa la 0.85, 0.9, 0.95, etc.
  2. Defineste KPI-urile sa depinda de nivelul de senioritate, tipul resursei, salariu pe ora.
  3. Defineste diferite KPI-uri pentru proiecte si resurse.
  4. Utilizeaza CPI si SPI ca un standard de raportare de performanta intern si extern.

Vezi cum EVM se aplica in Agile si care sunt beneficiile: Agile Earned Value Management.

Ce spun altii

  1. Pingback: Timothy

  2. annonce plan cul gratuit octombrie 16, 2014 la %H:%M

    What’s up i am kavin, its my first time to
    commenting anyplace, when i read this paragraph i thought i
    could also create comment due to this good post.

  3. site plan cul gratuit decembrie 10, 2014 la %H:%M

    I do not even know how I ended up here, but I thought this post was good.

    I do not know who you are but certainly you are going to a famous blogger
    if you aren’t already ;) Cheers!

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>